TLY:n aluerariteettikomitean säännöt

1. Turun Lintutieteellisen Yhdistyksen aluerariteettikomitea ja sen tarkoitus

Turun Lintutieteellisen Yhdistyksen (TLY) aluerariteettikomitea (ARK) on Turun Lintutieteellisen Yhdistyksen alainen toimikunta. ARK:n säännöt vahvistaa TLY:n hallitus, joka myös ratkaisee sääntöjen tulkinnasta mahdollisesti syntyneet erimielisyydet.

ARK:n toiminnan tarkoitus on varmistaa yhdistyksen havaintoarkistoon tallennettavien harvinaisuushavaintojen oikeellisuus. Näin toimien se vahvistaa alueella tuotettavan havaintoaineiston käytettävyyttä ja luotettavuutta. Tätä tarkoitusta varten ARK tarkastaa yhdistyksen havaintojenkeruualueella tehdyt havainnot ylläpitämänsä listan mukaisista lintuharvinaisuuksista.

ARK julkaisee katsauksia, joihin se pyrkii keräämään havainnot em. listalle kuuluvista lintuharvinaisuuksista mahdollisimman kattavasti. ARK myös arkistoi sille toimitetut harvinaisuuksia koskevat dokumentit.

ARK ylläpitää luetteloa yhdistyksen havaintojenkeruualueella tavatuista lintulajeista.

2. Kokoonpano

Komiteaan kuuluu 3–7 jäsentä. Komitea valitsee keskuudestaan puheenjohtajan ja sihteerin. Puheenjohtajan valinnan vahvistaa TLY:n hallitus.

ARK valitsee itsenäisesti jäsenistönsä. Jäsenistön muutokset vahvistaa TLY:n hallitus ARK:n ehdotuksesta.

3. Toiminta

3.1 Havaintojen käsittely ja päätöksenteko

Havaintoilmoitus toimitetaan ARK:lle mieluiten harvinaisuusilmoitusta varten luodulla lomakkeella. Mahdolliset muut dokumentit (esimerkiksi alkuperäismuistiinpanot, valo- tai piirroskuvat, video, äänite) lähetetään ilmoituksen mukana. ARK:n sihteeri pitää kirjaa ARK:lle lähetetyistä havainnoista ja niiden käsittelystä.

Kukin jäsen perehtyy havaintoilmoitukseen ja siihen liittyvään aineistoon ja äänestää yhtä seuraavista vaihtoehdoista:

• A) Hyväksytään.
• B) Tiedot riittämättömät määrityksen hyväksymiseksi.
• C) Hylätään, määritys todennäköisesti tai varmasti väärä.
• D) Pidättyy tässä vaiheessa äänestyksestä.

Havaintoilmoitukset ja äänestystulokset käydään läpi ARK:n kesken, pääsääntöisesti ARK:n kokouksessa. Vähintään 2/3 jäsenistä täytyy osallistua äänestykseen – poikkeuksena tilanne, jossa komiteassa on vain kolme jäsentä; tällöin kaikkien tulee osallistua äänestykseen. Myös sihteeri osallistuu äänestykseen.

Jos ARK:n jäsen on löytänyt tai ollut mukana löytämässä lintuyksilön (lintuyksilöt), jota (joita) havaintoilmoitus koskee, hänen tulee pidättyä ottamasta kantaa havainnon käsittelyyn. Tarvittaessa ARK voi myös pyytää toisen paikallisyhdistyksen aluerariteettikomiteaa käsittelemään havainnon.

Havainnon hyväksymiseen vaaditaan, että korkeintaan yksi ääni on muu kuin A. Vähintään kaksi B- tai C-ääntä johtaa havainnon hylkäämiseen. Muussa tapauksessa ARK laatii suunnitelman jatkokäsittelystä, jonka tuloksien esittämisen jälkeen havainnosta äänestetään uudestaan ja palataan edellä kuvattuun menettelyyn.

ARK pyrkii kokoontumaan vähintään kahdesti vuodessa käsittelemään havaintoja ja mahdollisia muita komitean työskentelyyn liittyviä asioita. Kokouksista pidetään pöytäkirjaa.  

Muissa kuin havaintojen hyväksymiseen liittyvissä asioissa ARK tekee ratkaisut enemmistöpäätöksellä. Äänten jakautuessa tasan puheenjohtajan ääni ratkaisee.

ARK voi tehdä päätöksiä myös kokousta pitämättä esimerkiksi sähköpostin tai pikaviestisovelluksien avulla edellä mainittujen sääntöjen mukaisesti.

ARK:n sihteeri tai tapauskohtaisesti valittu jäsen ilmoittaa tehdyistä ratkaisuista havainnon ilmoittajalle. ARK huolehtii myös näiden sääntöjen kohdassa 4. mainittujen havaintojen käsittelytilojen (ns. komiteamerkinnät) päivittämisestä yhdistyksen käyttämässä sähköisessä lintuhavaintojärjestelmässä.

Poikkeustapauksissa ARK voi, harkintansa mukaan, tarkastaa myös havaintoja, joista ei ole toimitettu ilmoitusta, mutta joista on saatavilla riittävät dokumentit.

ARK noudattaa yllä kuvattua äänestysmenettelyä myös TLY:n havaintojenkeruualueella tavattujen, BirdLife Suomen rariteettikomitean tarkastettaviin kuuluvien havaintoilmoitusten kohdalla. Äänestyksen jälkeen ARK toimittaa lausunnot rariteettikomitealle.

3.2. Muu toiminta

ARK osallistuu mahdollisuuksien mukaan aluerariteettikomiteoiden väliseen ja/tai BirdLife Suomen rariteettikomitean kanssa tehtävään yhteistyöhön.

4. Käsiteltävät havainnot

ARK:n käsiteltäväksi kuuluvat seuraavat Turun lintutieteellisen yhdistyksen havaintojenkeruualueella tehdyt havainnot:

• ARK:n laatimassa luettelossa mainitut lajit ja alalajit (ajantasaista listaa ylläpidetään yhdistyksen verkkosivuilla).
• Lajiristeymät tai oletetut risteymät, joiden oletettu toinen emolaji – tai molemmat – kuuluvat em. luetteloon.
• Fenologisesti poikkeavat havainnot, joiden havaintopäivä on fenologiatarkastuslistan päivämäärärajojen sisällä (ARK ylläpitää ajantasaista fenologiatarkastuslistaa yhdistyksen verkkosivuilla).
• Havainnot, jotka ARK päättää ottaa käsiteltäväkseen erityisestä, kulloinkin mainittavasta syystä.